Statuten
I. Benaming, zetel, doel, duur
Artikel 1:
De projectvereniging draagt de naam WinAr, Zij wordt beheerst door de bepalingen van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking, en door deze statuten.
Artikel 2:
De maatschappelijke zetel van de vereniging is gevestigd te Rotselaar, Provinciebaan 20.
Artikel 3:
§1 De vereniging heeft tot doel een geïntegreerd beleid te voeren rond het onroerende ondergrondse en bovengrondse erfgoed. Dit doet ze door de diverse onroerenderfgoed-items te beheren, te ontsluiten, te (laten) bestuderen en te ontwikkelen zowel autonoom als in samenwerking met diverse actoren die eenzelfde doelstelling hebben. De projectvereniging staat de gemeente bij in het beheren van de dossiers rond Onroerend Erfgoed.
§2 De IOED treedt ook op als beheerder van het depot voor archeologische vondsten en collecties komende van opgravingen in het werkgebied en daarbuiten voor zover daar geschreven overeenkomsten aan ten grondslag liggen. Hierover worden aparte afspraken gemaakt en vallen buiten deze statuten.
De vereniging kan haar diensten enkel verlenen binnen de voormelde gemeenten.
Artikel 4:
De vereniging wordt opgericht voor de duur van max. 6 jaar, te rekenen vanaf de eerste van de maand waarin de akte van oprichting geldigheid verkrijgt en neemt een einde ten laatste op 31 december 2019. Indien de leden er mee instemmen, kan na afloop de termijn verlengd worden en dit opeenvolgende keren, telkens beperkt tot maximum zes jaar. Bij gebrek aan instemming van alle betrokken gemeenten of bij het uitblijven van één of meer beslissingen, wordt de projectvereniging ontbonden.
II. Leden
Artikel 5:
Uitsluitend Hagelandse gemeenten, aangrenzende gemeenten en de provincie Vlaams-Brabant kunnen als lid aanvaard worden. De huidige leden zijn Bekkevoort, Haacht, Holsbeek en Rotselaar.
Elke wijziging met betrekking tot de leden wordt in het register der leden opgenomen dat aan de statuten is gehecht.
Artikel 6:
Te allen tijde kunnen nieuwe leden tot de projectvereniging toetreden. Daartoe dienen zij een aangetekend schrijven aan de voorzitter van de raad van bestuur te richten. De toetreding wordt dan als agendapunt op de volgende raad van bestuur ingeschreven waar wordt beslist over een voorlopige aanvaarding. Vervolgens moeten de deelnemende gemeenten de toetreding in hun respectievelijke raden bespreken en aanvaarden, waarop tijdens de eerstvolgende raad van bestuur de nieuwe leden definitief kunnen worden aanvaard. Een nieuw lid kan enkel definitief als lid van de vereniging aanvaard worden als alle leden van de vereniging daar mee instemmen. De toetreding gaat van start de eerste van de maand volgend op de raad van bestuur waarop de aanvaarding werd uitgesproken. De nieuwe leden worden toegevoegd aan het ledenregister dat aan de statuten van de vereniging is gehecht.
Artikel 7:
Eenmaal toegetreden is geen uittreding meer mogelijk totdat de termijn opgenomen in artikel 4 verstreken is.
III. Raad van bestuur
Artikel 8:
De gemeenten worden in de raad van bestuur vertegenwoordigd door de burgemeester en een uit de gemeenteraad aangeduid lid en een door de gemeenteraad aangeduide vervanger voor het aangeduide lid of de burgemeester.
Het mandaat van een bestuurder wordt beëindigd indien de respectievelijke raad die hij vertegenwoordigt zijn mandaat intrekt en in dezelfde raadsvereniging zijn vervanger aanduidt.
Alle bestuurders zijn van rechtswege ontslagnemend bij verlies van hun openbaar mandaat, uitgezonderd in geval van algehele vernieuwing van de gemeenteraden. In voorkomend geval duiden de deelnemende gemeenten in de loop van de maand januari – februari, met als einddatum 30 maart, volgend op het jaar van de verkiezingen tot algehele vernieuwing van de gemeenteraden, de nieuwe bestuurders aan. Zij treden aan op 1 april daaropvolgend.
In de tussenperiode (tussen vervallen openbaar mandaat en het aanstellen van een vervanger) blijft binnen de IOED het mandaat van de ontslagnemende vertegenwoordiger lopen.
Artikel 9: stemgerechtigde leden
De aangesloten gemeenten hebben recht op twee stemgerechtigde leden waarbij elke bestuurder beschikt over één stem. Elk lid kan zich laten bijstaan door een administratief medewerker zonder stemrecht.
Artikel 10: raadgevende leden
Aan de vergaderingen van de raad van bestuur wordt eveneens deelgenomen door een door iedere aangesloten gemeente aangeduide afgevaardigde uit de oppositie, als lid met raadgevende stem.
Artikel 11:
De intergemeentelijke erfgoedconsulenten worden steeds op de vergaderingen uitgenodigd en vervullen de taak van secretaris tijdens de vergaderingen. De raad van bestuur kan elke persoon wiens aanwezigheid hij nuttig oordeelt, uitnodigen tot het bijwonen van zijn vergaderingen. Hun aanwezigheid moet in de notulen worden vermeld. Deze personen hebben geen stemrecht.
Artikel 12:
De raad van bestuur kiest onder zijn leden een voorzitter, één ondervoorzitter, een secretaris en een penningmeester voor een periode van zes jaar of tot bij de ontbinding van de vereniging. Deze functies moeten dusdanig verdeeld worden dat per deelnemende gemeente niet meer dan één functie wordt toegewezen. Het voorzitterschap wordt steeds toevertrouwd aan een door een gemeente aangewezen bestuurder.
Artikel 13:
De raad van bestuur wordt voorgezeten door de voorzitter van de vereniging, bij zijn afwezigheid door een ondervoorzitter of tenslotte door het oudste lid van de raad van bestuur.
Artikel 14:
Om geldig te beraadslagen en te beslissen is een aanwezigheidsquorum vastgesteld op de gewone meerderheid van het aantal stemgerechtigde bestuurders. Van dit aanwezigheidsquorum wordt afgeweken voor een tweede vergadering die volgt op een onvoldoende samengestelde eerdere vergadering, en voor zover het gaat om punten die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.
Deze bepaling geldt niet voor de voorstellen tot statutenwijziging en aanvaarding van toetredingen.
De voor de beslissingen vereiste meerderheid is steeds de gewone meerderheid die bereikt moet worden zowel in het geheel als in de groep van de door de gemeenten benoemde bestuurders. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
Artikel 15:
De vergaderingen van de raad van bestuur zijn niet openbaar. De gedetailleerde notulen worden ondertekend door de voorzitter. Deze notulen met bijgevoegd het stemgedrag van de individuele leden en alle documenten waarnaar in de notulen wordt verwezen, liggen ter inzage van de gemeenteraadsleden op het secretariaat van de aangesloten gemeenten, onverminderd de decretale bepalingen inzake de openbaarheid van bestuur.
Artikel 16:
De raad van bestuur vertegenwoordigt en verbindt de vereniging in alle gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen, met inbegrip van de daden van beschikking, en voor alles wat tot doelstellingen van de vereniging behoort (zoals o.m. algemene organisatie, benoeming, ontslag, bezoldiging van het personeel, uitvaardiging huishoudelijk reglement, vaststelling van de jaarlijkse contributie voor de werkende leden). Tegenover derden volstaat, opdat de vereniging geldig vertegenwoordigd zou zijn, de handtekening van één lid van de raad van bestuur, daartoe speciaal gemachtigd door de raad van bestuur.
Artikel 17:
Over het wijzigen van de statuten kan slechts geldig beraadslaagd worden wanneer twee derde van de leden aanwezig is. De beslissingen worden genomen met twee derde meerderheid van de uitgebrachte stemmen. De voorgestelde wijziging zijn slechts rechtsgeldig na goedkeuring van de statuten door de respectievelijke gemeenteraden.
Bij wijziging van het doel van de vereniging en bij de aanvaarding van toetreding is een eenparige goedkeuring van de aanwezigen vereist.
Indien het vereiste aantal niet aanwezig is, wordt een tweede raad van bestuur samengeroepen waarop geldig kan beslist worden (weerom met 2/3 meerderheid) over de punten die voor de tweede maal geagendeerd zijn, ongeacht het aantal aanwezigen.
Artikel 18:
Elk jaar worden ten minste drie vergaderingen gehouden, waarvan één voor de goedkeuring van de rekeningen van het afgelopen boekjaar en van de begroting van het volgende jaar. Deze laatste heeft plaats zo spoedig mogelijk na afloop van het vorig boekjaar en uiterlijk in de loop van de maand april.
De controle op de financiële toestand wordt toevertrouwd aan een accountant benoemd door de raad van bestuur.
De raad van bestuur stelt de jaarrekeningen vast en legt ze, samen met een activiteitenverslag en het verslag van de accountant, voor aan de leden die binnen de 2 maanden volgend op de kennisgeving hun goedkeuring verlenen. Tevens wordt het verslag samen met de jaarrekening ter kennisgeving voorgesteld aan de verschillende gemeenteraden, voor 1 juli.
Artikel 19:
De oproeping geschiedt door de voorzitter, op verzoek van de raad van bestuur of op verzoek van twee leden. Behalve in spoedeisende gevallen worden de oproepingen verzonden door de voorzitter ten minste acht dagen vóór de datum, vastgesteld voor de vergadering.
De oproeping vermeldt de datum, het uur en de plaats van vergadering, en bevat de agenda. Het verslag van de vorige vergadering, eventueel de rekening en begroting met toelichting, het jaarverslag en eventuele andere documenten bij de vergadering worden voorafgaandelijk aan de leden en hun vertegenwoordigers bezorgd.
IV. Bijdragen
Artikel 20:
De leden betalen jaarlijks een contributie die opgebouwd is uit: een variabel bedrag per hectare dat maximum 0,5 euro per hectare/jaar en per inwoner dat 0,125 euro bedraagt en een vast bedrag, namelijk
4666 euro/gemeente. Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd (op basis van de consumptie-index januari 2016.
In het jaar van toetreding betalen de leden een a rato deel van de contributie (jaarbedrag/12 * aantal resterende maanden van het jaar).
VI. Werking
Artikel 21:
De werking van WinAr wordt geregeld door de resultaatsverbintenis met de Vlaamse overheid en vastgelegd in een afsprakennota met de gemeenten en het Vlaamse gewest. Deze nota houdt de procedures in die WinAr dossiermatig volgt en welke criteria WinAr hanteert in de dagelijkse werking. Deze afsprakennota’s worden ter goedkeuring voorgelegd aan de respectievelijke colleges van burgemeester en schepenen.
VII. Ontbinding, vereffening
Artikel 22:
Bij ontbinding van de vereniging zullen de in gebruik gegeven goederen, het in beheer gegeven archeologisch patrimonium en het in gemeenschap ingebrachte patrimonium worden teruggegeven aan de eigenaars, of aan de respectievelijke gemeentes.
Bij vrijwillige ontbinding wijst de raad van bestuur één of meerdere vereffenaars aan en het bepaalt hun bevoegdheden, evenals de bestemming die aan het netto-vermogen van het maatschappelijk bezit gegeven wordt.
Er zal een bestemming worden gekozen die zoveel mogelijk overeenkomt met het doel van de vereniging. Indien een soortgelijke projectvereniging met een meerderheid van leden die ook van deze projectvereniging deel uitmaken wordt opgericht, dan worden de goederen, personeelsleden met behoud van rechten en het ingebrachte patrimonium bij voorkeur overgedragen aan deze nieuwe projectvereniging.
Evenwel zullen binnen de nieuwe bestemming het roerend archeologisch patrimonium en het archeologisch archief (in de ruimste zin) op één locatie bewaard worden, en dit onder optimale bewaringsomstandigheden.
Artikel 23:
Voor al wat door deze statuten niet wordt geregeld, is het decreet van 6 juli 2001 van toepassing.
