Erkende onroerenderfgoeddienst huishoudelijk reglement.
Artikel 1. Maatschappelijke zetel en secretariaat
De maatschappelijke zetel van de projectvereniging WINAR is gevestigd te Rotselaar, Provinciebaan 20. Het secretariaat van de projectvereniging, waaraan alle briefwisseling gericht wordt, is ook gevestigd op dit adres. De raad van bestuur kan beslissen om het adres van het secretariaat te wijzigen.
Voor het ter beschikking stellen van het secretariaat kan de gastgemeente een kost doorrekenen aan WINAR.
Artikel 2. Raad van bestuur
§1: leden
De raad van bestuur omvat steeds 3 leden per deelnemende gemeente zoals in artikel 8 t.e.m. 10 van de statuten wordt vermeld, nl. 1 stemgerechtigd effectief lid door de gemeenteraad aangeduid, 1 effectief lid met raadgevende stem, door de gemeenteraad uit de minderheid aangeduid, en automatisch de burgemeester, stemgerechtigd.
In totaal zijn er per gemeente 2 stemmen. In geval van afwezigheid kunnen alle bovengenoemde leden zich laten vervangen;
de plaatsvervanger heeft dan dezelfde bevoegdheid als de effectieve.
Op uitnodiging kunnen nog andere personen met raadgevende stem de bijeenkomsten van de raad van bestuur bijwonen.
De door de vereniging aangestelde onroerend erfgoedconsulenten die bevoegd is met de uitvoering van de doelstellingen, zal steeds aanwezig zijn met een raadgevende stem.
§2: functies:
De erfgoedconsulenten helpen de vergaderingen voorbereiden, zijn belast met de notulen, helpen de genomen besluiten uitvoeren en opvolgen.
Aanduiding van voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester:
- gebeurt uit de effectief afgevaardigden van de deelnemende gemeente
- de aanduiding gebeurt in onderling overleg; bij betwisting of in geval van meer dan één kandidaat voor dezelfde functie, gebeurt de aanduiding in geheime stemming
§3: taakomschrijving
In aanvulling op art. 16 van het decreet op de intergemeentelijke samenwerking en art. 16 van de statuten van WINAR, behelst de taak van de raad van bestuur o.m.:
- het waken over de doelstellingen en het totale beleid van de vereniging;
- de goedkeuring van projecten en de stemming over de toegekende middelen;
- het opmaken van een meerjaren beleidsplan, de jaarplanning met inbegrip van een jaarverslag van het voorbije werkingsjaar, jaarrekening en een budget voor het volgende werkingsjaar;
- het ondertekenen van contracten van gelijk welke aard ongeacht of ze de
vereniging geheel of gedeeltelijk binden; - instaan voor het beheer van de rekeningen van de projectvereniging;
- opvolgen van het personeelsbeleid;
- het vertegenwoordigen van de vereniging bij gerechtelijke en
buitengerechtelijke handelingen; - het optreden als eiser of verweerder in rechtsgedingen en het beslissen
over het al dan niet aanwenden van rechtsmiddelen; - het verzorgen van de interne en externe communicatie van de
vereniging; - het oprichten en ontbinden van werkgroepen wanneer de noodzaak
daartoe zich voordoet;
§4: deontologie
Elke deelnemer en elk lid van de raad van bestuur onderschrijft bij zijn toetreding of afvaardiging of lidmaatschap van een werkgroep het huishoudelijk reglement van de vereniging. Zij verbinden er zich toe om actief mee te werken aan de verwezenlijking van het maatschappelijk doel van de vereniging zoals omschreven in artikel 3 van de statuten.
Artikel 3. Vergaderingen
§1. Oproeping
De leden van de raad van bestuur worden minstens 8 dagen voor de vergadering opgeroepen om deel te nemen aan de vergadering. Beleidsplan, jaarrekening, budget, jaarverslag en jaarprogramma worden minstens 14 dagen voor de vergadering verstuurd.
Dit gebeurt per elektronische post tenzij de leden expliciet per post wensen uitgenodigd te worden. In dat laatste geval vragen zij dit via de archeoloog van de vereniging.
De oproeping bevat minstens de volgende zaken:
- de aanduiding om welk soort vergadering het gaat,
- de aanduiding van de plaats, de datum en het uur van de vergadering. De vergaderingen vinden plaats op het adres van de maatschappelijke zetel tenzij anders beslist door de voorzitter.
- de agenda,
- als bijlage:
- het verslag van de vorige vergadering;
- verslagen van werkgroepen die nog niet eerder verstuurd werden;
- teksten die nodig zijn bij de bespreking van bepaalde
agendapunten.
§2. Agenda
De voorzitter stelt de agenda samen in overleg met de door de vereniging aangestelde archeoloog. Agendapunten voorgesteld door minimaal 2 leden moeten minimaal 2 weken vooraf gemeld worden aan de voorzitter om te laten agenderen.
§3. Notulen
De notulen worden gemaakt door de archeoloog van de projectvereniging WINAR. De volgende zaken worden minimum opgenomen in de notulen van de raad van bestuur:
- de datum en plaats van de vergadering,
- de aanwezige, verontschuldigde en afwezige leden, volgens hun mandaat
- de agenda van de vergadering,
- een verslag van de bespreking van de verschillende
agendapunten, - het stemgedrag
- als bijlage: alle documenten waar de raad van bestuur oordeelt om ze toe te voegen aan de notulen.
Eventueel de vaststelling van de datum, plaats en uur van de volgende vergadering.
§4. Afwezigheden
Indien een effectieve bestuurder en zijn plaatsvervanger drie maal na elkaar, zonder kennisgeving afwezig zijn op de vergaderingen van de raad van bestuur, wordt de effectieve bestuurder verondersteld ontslagnemend te zijn. Aan de gemeente wordt dan gevraagd om in zijn of haar vervanging te voorzien.
Artikel 4. Werkgroepen
§1. Oprichting
De raad van bestuur kan beslissen om werkgroepen op te richten.
De werkgroepen worden steeds voorgezeten door een lid van de raad van bestuur of de archeoloog van de projectvereniging.
§2. Samenstelling
Werkgroepen worden samengesteld op voorstel van de raad van bestuur. Het aantal leden van een werkgroep is niet beperkt. Een werkgroep kan ook deelnemers bevatten die geen lid zijn.
§3. Taken
De opdrachten en taken van een werkgroep worden vastgesteld door de raad van bestuur.
De werkgroepen houden de raad van bestuur op de hoogte van hun vorderingen en werkzaamheden zodanig dat de raad van bestuur steeds kan bijsturen waar nodig.
Leden van werkgroepen kunnen op uitnodiging van de raad van bestuur gehoord worden, ze kunnen met hun expertise een bepaalde materie toelichten.
§4. Activiteiten
De werkgroep bepaalt zelf haar activiteiten zolang die tot doel hebben het verwezenlijken van de opdrachten en taken die haar door de raad van bestuur zijn toegekend.
Artikel 5. Aanbestedingen
De gezamenlijke uitvoering van werken, leveringen of diensten voor rekening van de projectvereniging gebeurt onder de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur overeenkomstig de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten.
Artikel 6. Financieel beleid
Bij de start van de werking van de projectvereniging opent de raad van bestuur een rekening bij een financiële instelling; volmacht tot verrichtingen wordt verleend aan de archeoloog en aan de voorzitter en penningmeester.
De debetverrichtingen worden door de raad van bestuur toevertrouwd aan de archeoloog. Deze krijgt handtekeningen volmacht tot een bedrag van 750 euro. Boven dit bedrag zijn twee handtekeningen vereist, die van de voorzitter en/of de penningmeester en/of de secretaris en/of de archeoloog. Maandelijks wordt een overzicht van alle financiële verrichtingen aan de penningmeester bezorgd.
De controle op de financiële toestand wordt toevertrouwd aan een externe accountant door de raad aan te stellen. Het verslag van deze controle wordt voor 1 april overgemaakt aan de raad van bestuur.
Het jaarlijks budget wordt in samenwerking met de archeoloog opgesteld door de raad van bestuur ten laatste in oktober van elk jaar.
De raad van bestuur stelt de jaarrekening vast, die door de archeoloog wordt opgesteld samen met het activiteitenverslag. Deze jaarrekening wordt samen met het activiteitenverslag en het financieel verslag van de accountant ter kennisgeving overgemaakt voor 1 juli aan de gemeenteraden van de participerende gemeenten.
Artikel 7. Handtekenmacht
De archeoloog mag aangetekende brieven namens de projectvereniging in ontvangst nemen.
Artikel 8. Verzekeringen
Bij de aanvang van de werking dient de raad van bestuur voor het personeel en de leden een ongevallenverzekering, een verzekering bestuurdersaansprakelijkheid en rechtsbijstand af te sluiten.
De bestuurders zijn niet persoonlijk gebonden door de verbintenissen van de projectvereniging. Zij zijn overeenkomstig het gemeen recht verantwoordelijk voor de vervulling van de hun opgedragen taak.
Enkel de stemgerechtigde bestuurders kunnen aansprakelijk gesteld worden voor de tekortkomingen in de normale uitoefening van het bestuur, zij het zonder hoofdelijkheid.
Artikel 9. Goedkeuring huishoudelijk reglement
Bij de opstelling van dit reglement kan de raad van bestuur rekening houden met adviezen van de colleges, de gemeenteraadsleden en deskundigen.
Het huishoudelijk reglement wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de
Raad van bestuur.
Artikel 10. Inzage
Het huishoudelijk reglement, de notulen van de vergaderingen en kasboek liggen ter inzage op het secretariaat van de projectvereniging.
Dit huishoudelijk reglement werd goedgekeurd op de raad van bestuur van 10 december 2008.
